Hôm qua nói chuyện với E, lâu lắm mới lại nói chuyện với nhau, E. kể một vấn đề về dự án của bạn ý liên quan đến phát triển tổ chức khá hay! Vấn đề xoay quanh câu hỏi: làm thế nào khi trưởng dự án là một người kém hiệu quả, khiến cho dự án hoạt động không tốt và đánh mất nhiều thành viên có năng lực?

Tình huống là: bạn E. tham gia một dự án tình nguyện của sinh viên tại nước ngoài với tư cách vice-director và có một bạn director không được hiệu quả cho lắm. Bạn director kia có một số “triệu chứng” của việc kém hiệu quả về mặt quản lý như: quan trọng hóa những vấn đề không đáng nhận được nhiều sự
ưu tiên đến thế, lo việc này là lại bỏ quên việc kia, chưa có cái nhìn bao quát toàn cảnh công việc nên phân công việc bị rối loạn và dự án hầu như luôn trong tình trạng nước đến chân mới nhảy,… Nói chung, bạn ấy khiến cho dự án khá rối loạn. Ngoài ra, bạn ấy còn khá kiêu hãnh, không giỏi communicate nên thường làm mất lòng đối tác, ảnh hưởng xấu đến các mối quan hệ của dự án. Thêm nữa, bạn ấy lại hay nhanh chóng thỏa mãn với bản thân, sau một sự kiện là không lo đến những vấn đề hậu sự kiện nữa mà nhanh chóng “dẫn quân” đi ăn chơi, bỏ mặc nhiều việc quan trọng sau sự kiện. Nói một cách khác, là bạn ấy không có thái độ và tinh thần làm việc bền bỉ, lâu dài.

Nếu để bạn ấy tiếp tục điều phối dự án thì nhiều thành viên dự án sẽ ngừng tham gia, dự án cũng không mang lại ý nghĩa gì đáng kể. Phải giải quyết như thế nào?

E. có 3 giải pháp:

• Để cho bạn director tiếp tục điều phối dự án, và E. sẽ nhận lấy trách nhiệm và cứ thế thực hiện những việc mà lẽ ra thuộc phận sự của bạn kia. Cả E. và mình đều đồng ý là cách này không làm xáo trộn nhiều cấu trúc của dự án song lại không được hay cho lắm vì những lí do sau:
  • Danh không chính thì ngôn không thuận. Các thành viên trong dự án sẽ không thoải mái khi E. giao việc. Cụ thể, thường thì mọi người sẽ cảm thấy không thoải mái, không sẵn sàng và không nhiệt tình khi họ “được”/”bị” giao việc bởi một người mà họ cho là không có/chưa đủ quyền giao việc cho họ.
  • Từ việc thành viên không thoải mái khi nhận việc và thực hiện, tinh thần làm việc và không khí trong dự án sẽ khá nặng nề, căng thẳng.
  • Thậm chí, dù vice-director có làm tốt việc của director thì sự “vượt quyền” này vẫn dần dần gây ra một hình ảnh ít thiện cảm về vice-director trong mắt thành viên, đẩy xa khoảng cách và giảm sự nể phục của thành viên với vice director.
  • Mối quan hệ giữa vice-director và director sẽ xấu đi.
• Nói chuyện với bạn director để bạn ấy tự động step down và E. làm director của dự án. Cách này nếu có thể thực hiện thì dĩ nhiên là rất tốt nhưng lại không hề dễ thực hiện, vì theo kinh nghiệm của mình, thường thì khi đó bạn director hiện tại sẽ bị chạm tự ái cao. Dù trước đó bạn ấy chỉ nhận làm director để có danh nghĩa và làm đẹp resume chứ không có sự cam kết và động cơ thực sự đối với dự án, thì cảm giác bị người khác thay thế vị trí của mình sẽ khiến bạn ấy cảm thấy bị giảm uy tín với người khác, e sợ người khác nghĩ rằng hoặc chính bản ấy cảm thấy nguy cơ của cảm giác mình kém cỏi hơn người sẽ thay thế mình. Do đó bạn ấy sẽ có một sự kháng cự nhất định (nếu không muốn nói là một sự kháng cự không hề dễ chịu). Nếu thành công thì không có gì để nói. Còn nếu không, sau đó vice director và director sẽ rất khó để tiếp tục làm việc với nhau, trong khi sự tự ái sẽ khiến bạn director bám trụ lại, vậy thì người ra đi khả năng cao sẽ là E. Khi đó xôi hỏng bỏng không, E. sẽ không thể làm gì thêm cho dự án ngoài việc step out và nhìn nó chết dần chết mòn.
• Phân tán quyền lực của director bằng cách thành lập một executive board gồm những thành viên tâm huyết và có năng lực để điều phối dự án. Khi đó, bạn director sẽ không còn phụ trách quá nhiều việc, mà từng mảng sẽ có từng thành viên có năng lực phụ trách, do đó, công việc của dự án sẽ đồng đều giữa các mảng hơn và chạy suôn sẻ hơn. Bạn director dần dần mất đi quyền lực thì sự kém hiệu quả của bạn ấy cũng sẽ ít ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của cả dự án hơn. Cách này nghe thì rất hay nhưng theo mình cũng có vấn đề thực sự cần phải cân nhắc vì nó gây ra nhiều tác động đáng kể, hơn nữa, đây là cách duy nhất trong cả 3 cách sẽ để lại tác động lâu dài cho dự án, không chỉ trong năm nay (cabinet này) mà còn cả các năm sau (các cabinet sau):
  • Khi quyền lực đã được phân tán ra theo cấu trúc có 1 executive board như thế này, dù chỉ trong 1 năm nay thì sau này sẽ rất khó để trở lại cấu trúc 1 director, vì bất kì một director nào có ý định bỏ cấu trúc executive board sẽ bị cho là thu hồi + tập trung quyền hạn và trách nhiệm vào bản thân mình, và ít nhiều gì, cũng sẽ khiến cho thành viên có cái nhìn tiêu cực về director đó.
  • Cấu trúc executive board sẽ hợp lí khi có một đội ngũ với nhiều thành viên có năng lực, có kinh nghiệm để đảm nhận trách nhiệm, nhưng lại tỏ ra bất lợi nếu chỉ có một vài thành viên giỏi. Thiếu hụt nhân sự tốt để làm đầy executive board này sẽ dẫn tới việc trao trách nhiệm và quyền hạn cho những thành viên không đủ tốt, có thể không giải quyết được thấu đáo các vấn đề họ chịu trách nhiệm trong khi những người có năng lực để giải quyết những vấn đề đó, trên danh nghĩa, lại không có quyền giải quyết chúng. Việc phân bố quyền hạn và trách nhiệm như thế này rõ ràng là sẽ trở thành không efficient. Và do đó, nếu như cabinet sau (đội ngũ thực hiện dự án sau) mà không có một nhóm nhiều thành viên tốt như hiện giờ E. đang có thì cấu trúc tổ chức như thế này sẽ trở thành bất lợi cho dự án.

Nói chung là khi nghe E. kể mình cũng bắt đầu ngồi nhăn trán, thấy tình hình thật là u ám và nhức đầu. Nhưng ngay khi bắt đầu suy nghĩ nghiêm trọng để tìm cách giải quyết thì mình liền nhớ ra đây là vấn đề của E. chứ không phải của mình, mình đã hao mòn 2 năm nay vì những thứ nhức đầu như thế của MaC FTU rồi, lần này là một lần hiếm hoi có vấn đề hay mà mình không phải mó tay giải quyết, được phép sung sướng đứng ngoài xem phim nên ngừng suy nghĩ ngay lập tức. :)) Thật là tò mò + háo hức không biết E. sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào đây. Chờ xem nhé! 😉